Nuevos sujetos obligados a adoptar programas de transparencia y ética empresarial

La Superintendencia de Sociedades ha emitido las Circulares Externas Nro. 100-000011 y 100-000012 de 2021, las cuales entran en vigor el 1 de enero de 2022 y donde se estipulan importantes cambios en los PTEE (Programas de Transparencia y Ética Empresarial), dando alcance a una modificación integral de la Circular Externa No. 100-00003 del 26 de julio de 2016 y como adición al Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de 2017.

La normatividad responde a la necesidad cada vez más apremiante de introducir en las empresas colombianas la cultura de la transparencia y de la ética, y como respuesta a las recomendaciones de la OCDE para contar con normatividad más pertinente en la lucha contra la corrupción en el país. Se contemplan varios cambios que por temas de espacio no podemos mencionar, pero sí nos referiremos a los que en nuestra opinión son los más relevantes: (i) ampliación de los sujetos obligados a diseñar e implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial, de acuerdo con los criterios contemplados en el numeral IV de la Cir. Externa nro. 100-000011. Según cifras entregadas por la Supersociedades, se estima que entre 5.000 y 6.000 empresas colombianas deberán cumplir con este requerimiento al 31 de mayo de 2022.

Otro de los cambios importantes es la ampliación de los riesgos que deben gestionar las organizaciones; sin limitarse al soborno transnacional como se contempla en la Ley 1778 de 2016, se debe administrar también el riesgo de corrupción, y para algunas empresas cuando cumplan con los criterios establecidos en estas nuevas circulares, su PTEE debe gestionar ambos riesgos.

La finalidad de estos programas es prevenir, detectar y corregir situaciones potenciales de estas dos conductas (soborno transnacional y corrupción) tomando como base una matriz de riesgos elaborada de acuerdo con la naturaleza del negocio y contemplando factores como: riesgo país, productos o servicios, canales de distribución y terceros. La gestión de riesgo no debe limitarse a evidenciarlo, sino a implementar los controles que sean necesarios para minimizar la probabilidad de su ocurrencia e impacto en las empresas.

Una de las críticas que ha recibido Colombia por parte de la OCDE y otros organismos internacionales, es su falta de legislación para la protección al denunciante; por esta razón en esta nueva normatividad, se contempla de forma directa y amplia este aspecto. Las empresas deben crear en el marco de sus PTEE, los mecanismos que incentiven a sus empleados a denunciar posibles conductas de soborno transnacional y/o corrupción, así como brindar los mecanismos que los protejan de represalias por parte de otros funcionarios o de conductas de acoso laboral por la denuncia de este tipo de situaciones. Además, la normativa, es clara en que se debe garantizar que estas denuncias gocen de confidencialidad y anonimato para el denunciante.

Cabe resaltar las funciones y responsabilidades específicas que contempla para los miembros de junta directiva (o del máximo órgano social), para el representante legal y oficial de cumplimiento, dentro de las cuales está demostrar un claro compromiso de estos actores de la organización en diseñar y adoptar tales programas, quienes además, deben garantizar la comunicación a sus empleados de los procedimientos sancionatorios de los que serían objeto de llegar a incumplir las disposiciones allí consagradas. De la misma manera, surgen en esta normativa responsabilidades para el revisor fiscal, que incluyen entre otras, el deber de denunciar comportamientos que puedan considerarse contrarios al programa de transparencia y ética empresarial.

El componente de capacitación y divulgación, cobra especial relevancia para la SuperSociedades al convertirse en una de las formas de comprobar que los programas han sido efectivamente implementados para sus terceros y no solamente diseñados de manera perfecta en manuales y documentos. De ahí la importancia de hacer una comunicación eficiente y con trazabilidad para los procesos de supervisión e inspección de dicha entidad.
Precisamente sobre estos procesos, la Superintendencia ha sido enfática en que además de cumplir con su propósito pedagógico, tiene amplias facultades sancionadoras de acuerdo con el artículo 86 de la Ley 222 de 1995 que la autorizan para imponer sanciones o multas a las empresas por el solo hecho de incumplir con estas medidas administrativas de prevención de los riesgos de soborno transnacional y corrupción, caso en cual las sanciones pecuniarias pueden ascender hasta los 200 SMLMV.

Desde la Asociación Colombiana de Integridad, Ética y Compliance, respaldamos estas iniciativas porque entendemos que su objetivo es involucrar y comprometer cada vez más a las empresas con la implementación de buenas prácticas corporativas que fortalezcan la lucha contra la corrupción, el soborno transnacional y promuevan la cultura de la transparencia y la ética al interior de las organizaciones y fuera de ellas al participar en el mercado de manera transparente.

Por: Diana Marcela Rivera R.
Miembro Junta Directiva ACIEC
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